Sources de données

Des mois après la fin d'un projet, un bailleur ou un auditeur demande d'où provient un chiffre. Avec vos sources enregistrées, la réponse est à portée de clic :

indicateur → plan de suivi → collecte de données → source de données

Sans elles, le chiffre n'est qu'une affirmation. La source de données est le maillon le plus souvent ignoré, car une collecte de données peut être enregistrée sans en préciser une.

Ouvrez Sources de données et cliquez pour en créer une nouvelle :

Champ	Que saisir
Projet	Le projet qui l'utilise. Seuls les projets actifs sont listés
Nom	Quelque chose qu'un étranger pourrait identifier : l'institution et le document, par exemple "Registre de présence de la clinique A", et non "chiffres mensuels"
Type	Ce qu'est la source (voir ci-dessous)
Description	Qui la détient, à quelle fréquence elle est mise à jour, ce qu'elle omet, et à qui s'adresser

Conseil : La description est le champ le plus utile et celui qui est le plus souvent laissé vide. Il n'existe pas de champ séparé pour le propriétaire ou la fréquence de mise à jour, alors inscrivez ces informations ici.

Type	Signification
Registre	Une liste existante que vous consultez
Formulaire de registre	Un formulaire rempli dans le cadre du travail quotidien
Revue de registre	Examen de dossiers déjà conservés
Enquête	Un questionnaire structuré
Entretien	Une conversation structurée ou semi-structurée
Observation	Quelqu'un qui observe et enregistre directement
Excel	Une feuille de calcul transmise par quelqu'un
API	Un autre système envoyant des chiffres automatiquement

Ce sont deux questions différentes :

• Source : ce que vous lisez, comme le registre de santé du district.
• Méthode : comment vous avez extrait le chiffre, comme une revue de registre. La méthode appartient au plan de suivi, pas ici.

Enregistrez une source distincte chaque fois que l'élément consulté est différent. Le "Registre de la clinique A" et le "Registre de la clinique B" sont deux sources, même si vous les consultez de la même manière.

• Chaque source indique combien de collectes de données l'ont utilisée. Une source utilisée à de nombreuses reprises est une source dont dépendent vos indicateurs : si elle disparaît, enregistrez cela dans le registre des risques.
• Une source utilisée zéro fois après quelques mois n'était soit pas nécessaire, soit jamais utilisée. Commencez à l'utiliser ou supprimez-la.
• Recherchez les noms presque identiques. Il s'agit généralement du même registre saisi deux fois.

Attention : La suppression d'une source ne supprime pas les collectes de données qui l'ont utilisée. Elles cessent simplement de nommer une source. Pour retirer une source qui a été utilisée, indiquez-le dans sa description au lieu de la supprimer.

Enregistrez vos données dans des collectes de données, et choisissez la source à chaque fois.